Gerir um condomínio é uma tarefa de grande responsabilidade, o que leva muitos a optarem por empresas especializadas. Mas sabes quais são, afinal, as funções de um administrador? Ou quanto custa contratar uma administradora de condomínio?
Fica a saber quais as responsabilidades de um administrador de condomínio. Desta forma, poderás tomar uma decisão ponderada.
A boa gestão do condomínio passa por um bom Seguro.
Proteção eficaz das frações e partes comuns contra os imprevistos.
Gestão de condomínio: como começar?
Para começar, é necessário ter várias questões regulamentares para eleger uma nova administração. Descobre aqui o que é necessário fazer para se eleger uma administração de condomínio:
- Deves começar por contactar todos os condóminos, garantindo o registo da notificação (por exemplo, através de carta registada). Essa comunicação deve ser feita com pelo menos 10 dias de antecedência, informando a data, hora e local da reunião. Deves informar ainda o objetivo da mesma: a eleição da administração do condomínio para o ano em questão;
- A administração do condomínio é eleita por maioria simples dos votos que representam o valor total do edifício. Caso seja necessária uma segunda convocatória, a eleição ocorre por maioria simples dos votos dos condóminos presentes;
- Depois da eleição, é necessário adquirir um livro de atas, um livro de registo de receitas e despesas e um livro de recibos. Este último serve para cobrança das quotas. Além disso, deve ser obtida uma certidão do título constitutivo da Propriedade Horizontal. Nesta certidão constam a identificação das frações, o respetivo valor percentual ou permilagem em relação ao prédio e a descrição das partes comuns;
- A administração deve ainda abrir uma conta bancária destinada a receber as quotas dos condóminos e outra para a reserva de fundos. Este fundo de reserva deve corresponder, no mínimo, a 10% da quota anual e destina-se a cobrir despesas de manutenção do edifício.
Sabe mais no artigo Regras para a organização da sua Assembleia de Condomínio.
Se apenas para eleger um condomínio é preciso seguir todos estes passos, é normal questionares-te se a gestão deve ser feita externamente.
Vê de seguida as diferenças entre ambas, para poderes tomar uma decisão.
Como fazer a gestão interna do condomínio
Deixamos aqui alguns tópicos sobre como gerir um condomínio sozinho para te ajudar a decidir:
- Convocar a assembleia de condóminos pelo menos uma vez por ano, com pelo menos 10 dias de antecedência. Esta assembleia serve para apresentação de contas e aprovação do orçamento do ano seguinte;
- Gerir toda a reunião. Registar todas as decisões e todas as votações feitas para depois fiquem registadas em ata;
- Certifica-te de que existe um fundo comum para obras de manutenção ou extras que sejam necessárias. Se for o caso, o administrador deve sempre apresentar 3 orçamentos distintos;
- Separar as contas pessoais das contas do prédio;
- O administrador deve representar o condomínio em ações judiciais e perante autoridades administrativas;
- Instaurar ações judiciais em caso de dívidas. As ações são colocadas num prazo de 90 dias a contar da data do primeiro incumprimento;
- Fazer toda a gestão financeira do condomínio, orçamentos, receitas e pagamentos;
- Certifica-te da segurança do edifício e do seu bom funcionamento e limpeza;
- Registar os compromissos no calendário;
- Registar as tarefas numa plataforma centralizada;
- Criar um canal centralizado para que os condóminos possam reportar todas as ocorrências.
Se não houver nenhum dos condóminos com esta disponibilidade, a assembleia pode considerar contratar uma empresa externa. Descobre de seguida os seus custos e vantagens associadas.
Quanto custa contratar uma administradora de condomínio?
O custo de contratar um administrador ou administradora de condomínio em Portugal varia tendo em conta diversos fatores. Incluem-se aqui: a localização, o número de frações e os serviços oferecidos. Por exemplo, a presença de elevador e o número de deslocações.
Para além do valor, é fundamental ter os seguintes aspetos em conta antes de contratar uma empresa:
- Informa-te sobre o tipo de serviços que a empresa oferece e se vai ao encontro das necessidades do condomínio;
- Questiona qual a forma de trabalhar da empresa, o tipo de acompanhamento, a regularidade com que faz visitas ao condomínio, entre outros;
- É sempre aconselhável contratar empresas que tenham loja física, onde te possas deslocar para tratar de algum assunto mais urgente;
- Considera uma empresa que não fique muito longe do condomínio, uma vez que diminui as despesas de deslocação;
- Escolhe o porta-voz da administração. Havendo um elo de ligação, pode ser mais fácil resolver um problema e até mesmo evitar deslocações desnecessárias;
- Procura referências da empresa que estás a pensar contratar. Ter um bom feedback de outras pessoas pode evitar situações de burla e outros problemas;
- Certifica-te de que a empresa está devidamente registada. Podes obter essa informação numa conservatória do registo comercial ou no IRN;
- Lê o contrato antes de assinar e presta atenção aos prazos de cancelamento, aos serviços que deverão ser prestados e aos honorários definidos;
- A conta bancária não deve estar 100% na alçada do administrador do condomínio. O pagamento das contas deve também ser autorizado pelos condóminos, normalmente esta responsabilidade é do porta-voz do condomínio.
Quais as vantagens em contratar uma administradora de condomínio?
Contratar uma administradora de condomínio competente não assegura apenas uma gestão mais profissional. Também proporciona um maior controlo financeiro e uma administração mais eficiente dos recursos. Além disso, permite ao condomínio usufruir de ferramentas especializadas criadas para otimizar a sua gestão.
Com uma empresa externa a tratar do condomínio, terás menos preocupação com a burocracia. Verás maior organização da documentação e terás também assessoria para contratação de serviços. Se necessitares, terás também direito a um departamento jurídico à sua disposição, cobrança de valores em dívida e resolução de conflitos.
A importância de um bom seguro para condomínios
A boa gestão do condomínio não passa só por tudo o que já referimos em cima, mas também passa por um bom seguro.
O Caravela Condomínio é um seguro adequado, que apresenta:
- Preços competitivos;
- Amplo leque de coberturas;
- Assistência 24 horas;
- Garantias inovadoras/exclusivas;
- Danos em condutas de gás canalizado;
- Danos estéticos;
- Danos em jardins.
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Nos termos do art. 1429° do Código Civil, é obrigatório o seguro contra o risco de incêndio do edifício. Isto aplica-se quer às frações autónomas, quer às partes comuns.
O seguro deve ser celebrado pelos condóminos. O Administrador deve, no entanto, efetuá-lo quando os condóminos não o façam dentro do prazo. Deve ainda fazê-lo pelo valor que, para o efeito, tenha sido fixado em Assembleia.
Posto isto, decidir sobre a gestão de condomínio: agência ou interna? Tudo depende das decisões tomadas pela assembleia do condomínio. A verdade é que ser administrador de condomínio é uma função de muita responsabilidade e implica muita disponibilidade mental e de tempo. Há quem opte por contratar agências ou empresas para facilitar o dia-a-dia e garantir que o regulamento do condomínio é cumprido.
No final de contas, é importante priorizar o cumprimento dos direitos e obrigações do condomínio. Informa-te para tomar a melhor decisão, e protege-te com o melhor seguro possível.
