O Código de Conduta da CARAVELA-COMPANHIA DE SEGUROS, S.A., adiante designada por CARAVELA, faz
parte integrante do Sistema de Governação da Sociedade.
Configura-se como um repositório de valores e princípios fundamentais, regras e procedimentos, que devem inspirar e nortear a atividade da CARAVELA, quer dos seus colaboradores, do ponto de vista moral e ético, tanto no seu relacionamento interno, como na interação com o exterior, nomeadamente ao nível das rede de distribuição, tomadores de seguros, sinistrados, resseguradores, tomadores e outras entidades externas, com vista à consolidação de uma imagem institucional de honestidade, transparência, responsabilidade e sociabilidade.
Este código procura igualmente contribuir para a adequada aplicação do Regime Geral de Protecção de Dados, de acordo com o seu Artº 40 e as normas internas em preparação pela CARAVELA sobre este tema.
Foi igualmente incluída a alteração do Art º 127 do Código do Trabalho, constante da Lei n.º 73/2017 de 26 de Agosto, respeitante à prevenção e combate ao assédio no trabalho.
2. ÂMBITO
O Código de Conduta aplica-se a todos os(as) colaboradores(as) da CARAVELA.
3. CONTEÚDO
3.1 VALORES
Enquanto Seguradora, a atividade nuclear da CARAVELA consiste na segurança de pessoas traduzida na garantia de rendimentos ou de níveis de fruição através de soluções de qualidade compatíveis com o desenvolvimento sustentável.
Com vista à concretização da sua finalidade social foi construído um quadro de valores pelos quais se deve pautar a atuação dos colaboradores da CARAVELA, sem prejuízo do estrito cumprimento do quadro legal e normativo vigente, os quais se podem sistematizar segundo os seguintes capítulos:
a) Inovação É fomentada a busca constante de resposta a novas necessidades do mercado e consequente criação de novos produtos, numa ótica de Marketing Oriented de modo à inteira satisfação dos Clientes.
b) Credibilidade A aceitação da CARAVELA assenta, necessariamente, na confiança que os seus stakeholders e opinião pública em geral, depositem no seu desempenho e integridade. Essa confiança dependerá da conduta pessoal e da capacidade dos seus colaboradores de, em conjunto, transmitirem aos seus interlocutores uma ideia de honestidade e moralidade quanto às decisões tomadas e atitudes protagonizadas.
c) Profissionalismo Os colaboradores da CARAVELA devem atuar, quer interna quer externamente, de forma profissional, analisando detalhadamente cada situação, de modo a encontrar vias de solução partilhada que sem ferir as obrigações contratuais em presença possam merecer o consenso de todas as partes interessadas.
d) Valorização dos Recursos Humanos Sendo as pessoas fator chave de sucesso de uma empresa, tal implica que a CARAVELA estabeleça políticas de Recursos Humanos ajustadas a cada realidade, contemplando, entre outras componentes, a valorização profissional continuada dos seus colaboradores, proporcionando a cada um, aquisições de saber e comportamentais, que elevem a sua capacidade técnica e a sua sensibilidade ética.
e) Espírito de Equipa O trabalho em equipa é um requisito essencial à prossecução e concretização dos objetivos definidos pela organização. A consecução deste desiderato só é possível se se estabelecer entre os elementos que constituem o capital humano da empresa, um espírito forte de solidariedade, tendendo a robusto registo de Cultura de Empresa.
Concorrem decisivamente para a Cultura da Empresa, as seguintes orientações:
➢ Os assuntos devem ser partilhados transversalmente, incentivando a participação de todos na sua abordagem e discussão, dividindo o mérito da solução encontrada pelos intervenientes no processo;
➢ Compreensão inequívoca que o mérito ou demérito individual se repercutem, de forma positiva ou negativa, na obtenção dos objetivos definidos para cada Departamento, com óbvios reflexos na performance global da CARAVELA.
➢ Manifestação de total disponibilidade para ouvir ou acorrer a eventuais pedidos de ajuda e esclarecimento;
➢ Valorização e difusão dos registos enfatizando as boas práticas.
3.2. RELAÇÃO COM CLIENTES
O Cliente é o elemento nuclear da atividade seguradora, sendo que corporizando a qualidade de cliente está a pessoa. Assim,
a) O cliente/pessoa deve ser tratado de uma forma leal, correta, transparente e com urbanidade através de linguagem clara sem prejuízo de rigor técnico;
b) As dificuldades, dúvidas, inquietações ou sugestões dos Clientes devem ter atentamente apreciadas no sentido de aferir se as questões apresentadas são judiciosas e atendíveis concedendo o benefício da dúvida ao interlocutor e procurando corrigir eventuais procedimentos desajustados;
c) A CARAVELA deve analisar cuidadosamente as reclamações que eventualmente lhe sejam apresentadas como forma de diagnosticar eventuais bloqueios ou insuficiências de organização para a sua superação;
d) A CARAVELA deve proporcionar meios fáceis de envio e receção de reclamações designadamente proporcionando linhas acessíveis a nível das Tecnologias de Informação.
3.3 RELAÇÃO COM AGENTES E CORRETORES
Sendo a Rede de Distribuição o veículo privilegiado para colocação dos produtos da CARAVELA, são criadas condições adequadas à concretização desse objetivo, com manutenção permanente de espaços de diálogo construtivo com as Redes designadamente:
a) As relações de parceria devem ser judiciosamente cultivadas de modo ao estabelecimento de vínculos perenes de colaboração íntima, sentimentos de pertença e partilha de resultados.
b) Na partilha de resultados devem ser considerados não só aspetos quantitativos das carteiras em presença mas também elementos qualitativos correlacionados com produtividade e rentabilidade.
3.4 RELAÇÃO COM FORNECEDORES
A CARAVELA deve privilegiar o relacionamento com prestadores externos que, para além de lhe disponibilizarem produtos/serviços de qualidade e condições económico-financeiras competitivas, se movam por critérios de profissionalismo, idoneidade e transparência. Nesse contexto, cabe-lhe:
a) Selecionar os seus fornecedores com base em critérios claros e imparciais, cumprindo pontualmente os compromissos com eles assumidos, exigindo, da sua parte tratamento recíproco;
b) Escolher aqueles cujos princípios de atuação estejam alinhados com os seus, nomeadamente os que dizem respeito à confidencialidade de informação e boas práticas em matéria de ações comerciais competitivas.
3.5 ORIENTAÇÕES GENÉRICAS
A CARAVELA reconhece a liberdade de expressão e opinião dos seus Colaboradores, com observância das regras previstas no presente Código de Conduta.
Os Colaboradores gozam do direito de reserva e confidencialidade do conteúdo das mensagens de natureza pessoal e acesso a informação de caráter não profissional que enviem, recebam ou consultem, nomeadamente através de correio eletrónico, sem prejuízo das regras de utilização desses meios, definidas pela CARAVELA.
Nesse contexto todos os Colaboradores estão obrigados a:
a) Cumprir as normas e regulamentos aplicáveis à atividade seguradora;
b) Cumprir as normas internas da CARAVELA, designadamente a sua Política de Tratamento de tomadores de seguros, segurados, beneficiários e terceiros lesados e em particular, as que digam respeito ao exercício da função que a cada um compete;
c) Desenvolver a sua atividade funcional dentro dos estritos limites das autonomias que lhe foram conferidas;
d) Pautar o seu desempenho por critérios de elevada postura moral sem prejuízo de qualidade e rigor técnico;
e) Abster-se da prática de atividades socialmente reprováveis ou que possam colidir com o exercício das suas funções na CARAVELA, a saber:
➢ Subscrição de contratos contrariando as normas de aceitação em vigor na CARAVELA;
➢Envolvimento económico/financeiro com Clientes e/ou mediadores que determinem ou hajam determinando, entre outros, movimentos na carteira de seguros;
➢ Aceitação de comissões, donativos, ou quaisquer outras vantagens materiais que não possuam caráter meramente simbólico;
f) Observância do dever de confidencialidade que inibe a utilização de informação disponível por inerência das funções desempenhadas, fora do âmbito e para efeitos que não sejam exclusivamente profissionais.
g) Utilizar os equipamentos e serviços da CARAVELA disponibilizados (computadores, telefones, internet, etc.) apenas ao serviço das atribuições funcionais inerentes às funções desempenhadas.
NOTAS:
1) É vedada a utilização dos referidos equipamentos e serviços de forma efetiva ou potencialmente prejudicial para a CARAVELA.
2) É vedada a remoção ou colocação de quaisquer tipos de software e/ou dados nos equipamentos informáticos da CARAVELA, sem expressa autorização prévia.
h) Garantir durante o período de trabalho o pleno funcionamento da unidade orgânica a que estejam afetos, mesmo durante as suas ausências ou impedimentos, ainda que momentâneas, recorrendo aos mecanismos previstos para a sua substituição;
i) Reportar superiormente - quando extravasem o âmbito das suas autonomias - situações ou episódios que impeçam uma resposta eficiente às situações sobrevindas a partir de atuações funcionais normais;
j) Não protagonizar atividades que possam induzir em erro os parceiros de negócio, ou o próprio mercado através da difusão de informações falsas ou enganosas, bem como da realização de operações fictícias;
k) Disponibilidade para prestar declarações em juízo, na qualidade de testemunha, relativamente a factos considerados relevantes, para a defesa dos interesses da CARAVELA e dos quais tenham conhecimento, por inerência das funções que exercem;
l) Não intervenção na apreciação e decisão de operações em que sejam ele próprios ou pessoas das suas relações direta ou indiretamente interessados.
m) Identificar e reportar ao seu superior hierárquico qualquer situação de exercício de atividades empresariais externas, suscetíveis de originar conflitos de interesses;
n) Denunciar alegadas situações de assédio no trabalho, que a confirmar-se, serão objeto de procedimento disciplinar por parte da CARAVELA.
o) Proporcionar a existência de condições adequadas ao estabelecimento de um bom clima de trabalho, incentivando a participação e o envolvimento de todos na abordagem, discussão e resolução de assuntos sócio profissionais, potenciando a criação de um verdadeiro espírito de equipa e alimentando a Cultura da Empresa.,
3.6. ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE SEGURANÇA DE DADOS PESSOAIS
Na sequência das medidas preconizadas no Regime Geral de Proteção de Dados, a CARAVELA compromete-se a adotar medidas de segurança e proteção da privacidade dos dados no âmbito:
a) Do processo de recolha de dados pessoais;
b) Dos processos internos de mitigação ou eliminação de exposição indevida dos dados pessoais;
c) Da informação que pode ser prestada ao público e aos Titulares dos dados pessoais;
d) Do exercício dos direitos dos Titulares dos dados;
e) Da informação prestada, relacionada com a proteção das crianças;
f) Do processamento de informações pessoais, de forma segura, transparente e leal;
g) Das responsabilidades da CARAVELA, enquanto controlador da informação, para proteger os seus legítimos interesses e de poder demonstrar que o processador da informação cumpre este Regime Geral de Proteção;
h) Da notificação de eventuais violações de dados pessoais que justifiquem, pelo seu nível de risco, a sua comunicação quer às entidades oficiais quer aos respetivos titulares;
i) Dos procedimentos de resolução de eventuais disputas com os titulares dos dados, em relação ao processamento de informação não conforme este Regime Geral.
3.7. ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE SEGURANÇA DE DADOS CORPORATIVOS
Do conjunto dos dados corporativos, constam os dados pessoais dos colaboradores que estejam residentes nos equipamentos informáticos da Caravela.
Dados os riscos inerentes à divulgação indevida ou extravio destes dados corporativos e em especial os que se revestem de maior criticidade, os colaboradores estão sujeitos a determinados deveres, como sejam:
a) O de sigilo profissional no que concerne a todas as informações, incluindo as disponibilizadas por via eletrónica, de elementos e dados pessoais e profissionais aos quais tenham acesso na função que desempenham e na qualidade de utilizadores que lhes foi atribuída;
b) O de não abordar a informação por telefone ou telemóvel, sempre que estejam presentes pessoas não autorizadas à obtenção dessa informação;
c) Ter cuidados adicionais no transporte de informação corporativa, por qualquer meio, incluindo papel ou dispositivos móveis (PC, Telemóvel, Pen, …) e comunicar atempadamente à CARAVELA a sua perda;
d) O colaborador deverá estar consciente que, sempre que utiliza os recursos de informação disponibilizados pela CARAVELA (correio eletrónico, internet, telefone, telemóvel, etc.), esta deverá ser conduzida numa base ética e profissional.
A CARAVELA reserva-se o direito de emitir normativo específico sobre a privacidade de dados corporativos, definindo o acesso à informação corporativa, sua divulgação, partilha, transporte e armazenamento, bem como os procedimentos de controlo a seguir pelos colaboradores e o direito que possuem de aceder aos seus dados pessoais na posse da CARAVELA.
4. DISPOSIÇÕES FINAIS
A CARAVELA assegurará a necessária divulgação das regras contidas no presente Código de Conduta, de modo a que o seu conteúdo seja totalmente assumido pelos seus destinatários, como um conjunto de normas que a todos vincula, podendo qualquer violação do que nele se dispõe ser objeto de apreciação disciplinar nos termos da legislação em vigor.
5. REVOGAÇÕES
Nesta data é revogada a Comunicação de Serviço N.º 06/2016, versão 1.0, de 21/06/2016.
Data de aprovação: 2017/11/24 PLT - Política 01 - 00 / 2017
